Reikwijdte van de wet
De Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) geldt voor:
- ondernemers die incassowerkzaamheden verrichten;
- namens schuldeisers, of nadat vorderingen zijn gekocht;
- voor vorderingen op natuurlijk personen die in Nederland wonen (dus ook zzp-ers en vennootschap onder firma).
Deze wet geldt dus voor incassobureaus en factoringbedrijven, maar ook voor administratiekantoren die voor hun klanten rekeningen en herinneringen sturen. De wet geldt ook voor advocaten en deurwaarders. Voor hen geldt echter geen registratieplicht en het toezicht is anders geregeld.
Incassodienstverleners die vóór 1 april 2024 werkzaam waren hebben een jaar de tijd om aan de nieuwe wet te voldoen.
De wet geldt overigens niet voor schuldeisers die via een eigen incassoafdeling de schulden innen en ook niet voor invordering door de overheid.
Incassoregister
Om incassowerkzaamheden uit te mogen voeren moet een incassodienstverlener (m.u.v. advocaten en deurwaarders) geregistreerd staan in het Incassoregister. De dienst Justis beoordeelt of de incassodienstverlener aan de eisen voor inschrijving voldoet.
Incassowerkzaamheden verrichten zonder geregistreerd te staan is strafbaar. Bovendien zijn er civielrechtelijke gevolgen. Wanneer er incassowerkzaamheden verricht worden zonder ingeschreven te zijn in het Incassoregister:
- zijn er geen incassokosten verschuldigd;
- ook niet bij een volgend incassobureau die wel geregistreerd is;
- en loopt de rente niet door.
Deze civielrechtelijke gevolgen worden pas ingevoerd per 1 oktober 2026.
Kwaliteitseisen
De wet regelt verschillende kwaliteitseisen waaraan de incassodienstverlener moet voldoen. Onder meer ten aanzien van:
- de inzichtelijkheid van de vordering
- de wijze van benaderen van de debiteur
- de informatievoorziening
- de bereikbaarheid van de incassodienstverlener
Kwaliteitseis: inzichtelijkheid van de vordering
De incassodienstverlener verstrekt zo spoedig mogelijk een schriftelijke beschrijving van de vordering. De schriftelijke beschrijving bevat:
- de naam en adres van de debiteur, de incassodienstverlener en de schuldeiser;
- de overeenkomst (of andere titel) die ten grondslag ligt aan de vordering;
- de betaaltermijn en de verlengde betaaltermijn van de vordering; en
- de datum en het nummer van de factuur.
Het totaalbedrag moet als volgt worden gespecificeerd:
- de oorspronkelijke hoofdsom en het totaalbedrag dat nog verschuldigd is;
- de hoogte van de verschuldigde rente, de rentepercentages en tijdvakken waarover de rente is berekend en de grondslag voor de berekende rente (wettelijke of contractuele rente);
- de hoogte van de incassokosten; en
- de btw indien van toepassing.
Wanneer de debiteur hierom verzoekt moet opnieuw een specificatie worden verstrekt.
Kwaliteitseis: wijze van benaderen van de debiteur
De incassodienstverlener die een debiteur benadert:
- oefent geen oneigenlijke druk uit door te dreigen met maatregelen die niet of nog niet kunnen of zullen worden genomen
- onthoudt zich van agressief, bedreigend of intimiderend taalgebruik
- communiceert in de Nederlandse taal op B1-biveau
De incassodienstverlener benadert een debiteur per e-mail, fysiek of telefonisch op transparante, ondubbelzinnige, herkenbare en correcte wijze. Dit mag niet tussen acht uur ’s avonds en zeven uur ’s ochtends en op een zondag of een algemeen erkende feestdag.
Kwaliteitseis: informatievoorziening
De incassodienstverlener zorgt voor eenduidige, volledige en juiste informatieverstrekking aan de debiteur. De incassodienstverlener informeert de debiteur uit eigen beweging en op verzoek over zijn rechten en plichten. Wat zijn de gevolgen wanneer niet op tijd betaald wordt en welke mogelijkheden heeft de debiteur om de vordering te betwisten?
De incassodienstverlener informeert de debiteur ten minste via zijn website, per brief of per e-mail over:
- de wijze waarop de vordering kan worden voldaan
- de eventuele mogelijkheid tot het treffen van een betalingsregeling
- de beschikbare hulp voor debiteuren met problematische schulden, waaronder de gemeentelijke schuldhulpverlening
- de bereikbaarheid van Stichting 113 Zelfmoordpreventie
Kwaliteitseis: bereikbaarheid
De incassodienstverlener zorgt ervoor dat hij tijdens kantooruren effectief bereikbaar is, in ieder geval per telefoon, per brief en per e-mail. Dit houdt in dat:
- de debiteur te woord wordt gestaan door een natuurlijk persoon of binnen redelijke termijn door een natuurlijk persoon wordt teruggebeld
- een brief of e-mail van de debiteur binnen redelijke termijn met een inhoudelijke reactie per brief of e-mail beantwoord wordt die door een natuurlijk persoon is opgesteld.
De incassodienstverlener biedt de debiteur de mogelijkheid om een fysieke afspraak te maken ten behoeve van het verkrijgen van informatie, het overleggen van documenten of het verrichten van betalingen.
Klacht indienen tegen incassobureau
Als je het niet eens bent met de werkwijze van een incassobureau dien dan schriftelijk een klacht in bij het incassobureau. Ieder incassobureau moet een klachtenprocedure hebben en aangesloten zijn bij een geschillenregeling
Sommige incassobureaus zijn aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Wanneer je niet tevreden bent met de afhandeling van de klacht door het incassobureau dan kun je dit voorleggen aan het Kifid. Behandeling van de klacht door deze geschillencommissie is gratis. Wanneer je tegen de uitspraak van de geschillencommissie in beroep wil gaan bij de Commissie van Beroep is hiervoor € 500 verschuldigd.
Toezicht op incassodienstverleners
Met invoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) op 1 april 2024 is de Inspectie Justitie en Veiligheid verantwoordelijk voor het toezicht op de incassomarkt. Wanneer de regels worden overtreden kan de Inspectie JenV een waarschuwing geven, een last onder dwangsom of een geldboete opleggen. Bovendien kan een incassodienstverlener worden geschorst en kan er doorhaling in het Incassoregister plaatsvinden.
Dit toezicht geldt niet voor advocaten en deurwaarders. De Orde van Advocaten houdt toezicht op incassoadvocaten en Bureau Financieel Toezicht op deurwaarders.
De Autoriteit Consument en Markt (ACM) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) houden ook toezicht op de incassomarkt, ook na invoering van de Wki.
Cumulatie incassokosten
De wetswijziging bevat ook een nieuwe regeling om cumulatie van incassokosten bij vorderingen lager dan € 266,67 te beperken. Wanneer meerdere maandelijkse termijnen niet op tijd zijn betaald dan mag over een periode van zes maanden, één maal € 40 en vijf maal € 20 in rekening worden gebracht. Deze wijziging wordt per 1 oktober 2024 ingevoerd. De Incassocalculator van SchuldInfo wordt hiervoor aangepast.
Meer informatie
- Wet kwaliteit incassodienstverlening
- Besluit kwaliteit incassodienstverlening met toelichting
- Regeling kwaliteit incassodienstverlening met toelichting
- Parlementaire behandeling