Toelichting kwaliteitseis Wki: Inrichting van werkzaamheden en administratie

Artikel 5.1. Bki: Inrichting dossiers

1. Een incassodienstverlener houdt van iedere door hem aanvaarde opdracht een dossier bij waarin de op de opdracht en de vordering betrekking hebbende relevante documenten beschikbaar zijn.
    
2. Onder de op de opdracht betrekking hebbende documenten valt in ieder geval:
   a.de overeenkomst van opdracht tot het innen van de vordering;
   b.de factuur of het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldsom die ten grondslag ligt aan de vordering;
    
3. Onder de op de vordering betrekking hebbende documenten vallen in ieder geval gemaakte afspraken met de schuldenaar.
    
4. De incassodienstverlener zorgt ervoor dat de dossiers in goede, geordende en toegankelijke staat zijn en tot ten minste twee jaar na het sluiten ervan bewaard blijven.
    
5. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels over het bepaalde in het tweede en derde lid worden gesteld.

 

Artikel 5.2. Bki: Inzicht in stand van zaken    
De incassodienstverlener heeft per schuldenaar inzicht in het aantal vorderingen waarvoor hij buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verricht en de stand van zaken van iedere vordering afzonderlijk.

Artikel 5.3. Bki Beschrijvingen processen en rolverdeling

1. De incassodienstverlener stelt interne en actuele procesbeschrijvingen vast voor de incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden.
    
2. De incassodienstverlener heeft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van bestuurders, operationeel leidinggevenden en incassomedewerkers voor zover deze te maken hebben met buitengerechtelijke incassowerkzaamheden inzichtelijk beschreven.

Artikel 6. Rki: Inrichting dossiers

1. De op de vordering betrekking hebbende documenten, bedoeld in artikel 5.1 van het besluit, omvatten behalve de in het derde lid van die bepaling genoemde documenten tevens een overzicht van alle contactmomenten met de schuldenaar, ongeacht via welk communicatiemiddel die contacten hebben plaatsgevonden.
    
2. Indien de incassodienstverlener een of meerdere keren schriftelijk heeft gereageerd op een betwisting van de vordering door de schuldenaar omvatten de in het vorige lid bedoelde documenten tevens die schriftelijke reactie of schriftelijke reacties.

 

Toelichting

Paragraaf 5 Inrichting van werkzaamheden en administratie

Artikel 5.1 Inrichting dossiers
In artikel 5.1 is neergelegd hoe de incassodienstverlener van iedere aanvaarde opdracht het dossier moet inrichten. Een dergelijk dossier moet inzichtelijk zijn, zodat zoveel mogelijk wordt voorkomen dat het incassoproces verloopt op basis van onjuiste of onvolledige informatie. Inzichtelijkheid van de dossiers ondersteunt daarnaast de voorlichting en informatieverschaffing aan schuldenaren en opdrachtgevers. De incassodienstverlener moet in het dossier kunnen beschikken over de relevante documenten die zowel de aanvaarde opdracht als de vordering zelf betreffen.

Tweede en derde lid
Ten aanzien van de aanvaarde opdracht moet de incassodienstverlener op grond van het tweede lid in ieder geval beschikken over de overeenkomst van opdracht tot het innen van de vordering (onderdeel a) en de oorspronkelijke factuur of het voorwerp en de titel van de verplichting tot betaling van de geldschuld die ten grondslag ligt aan de vordering (onderdeel b).

Op grond van het derde lid moet de incassodienstverlener ten aanzien van de vordering in het dossier in ieder geval kunnen beschikken over de afspraken die gemaakt zijn met de schuldenaar. Hierbij kan worden gedacht aan een met de schuldenaar overeengekomen betalingsregeling.

De opsomming in het tweede en derde lid is niet uitputtend. Ook andere documenten kunnen relevant zijn. De incassodienstverlener moet ook over die relevante documenten in het dossier kunnen beschikken.

Vierde lid
Het vierde lid bevat een verplichting om de lopende dossiers in goed geordende staat te bewaren, zodat de gegevens erin toegankelijk zijn voor diegenen die bevoegd zijn ervan kennis te nemen. Deze verplichting geldt ook voor afgesloten dossiers, tot ten minste twee jaar na sluiting ervan. Deze verplichting is onverminderd het bepaalde in andere regelgeving, waarbij een langere bewaartermijn is voorgeschreven, zoals artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen of artikel 31 van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968.

Vijfde lid
Het vijfde lid voorziet in de mogelijkheid om in een ministeriële regeling nader uit te werken hoe de incassodienstverlener het dossier verder moet inrichten.


Artikel 5.2 Inzicht in stand van zaken
Artikel 5.2 regelt dat de incassodienstverlener inzicht heeft in het aantal vorderingen per schuldenaar en de stand van zaken van iedere vordering afzonderlijk. Dit inzicht is noodzakelijk om als incassodienstverlener te kunnen komen tot samenhangende oplossingen, waarbij rekening wordt gehouden met de situatie van een schuldenaar.


Artikel 5.3 Beschrijvingen van processen en rolverdeling
De incassodienstverlener moet op grond van artikel 5.3, eerste lid, interne en actuele procesbeschrijvingen beschikbaar stellen voor de onder diens verantwoordelijkheid werkzame incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden. Het gaat daarbij om de kernprocessen bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. De beschrijvingen van deze processen moeten actueel zijn.

Op grond van het tweede lid moet de incassodienstverlener inzichtelijk de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuurders, incassomedewerkers en operationeel leidinggevenden vastleggen.

Bron: Staatsblad 2024, 44.

 

Toelichting artikel 6 Rki

Eerste lid
De incassodienstverlener dient een overzicht bij te houden en in het dossier te bewaren van alle contacten met de schuldenaar. Het doet daarbij niet ter zake via welk communicatiemiddel die contacten hebben plaatsgevonden. Het kan gaan om zowel mondelinge, schriftelijke als digitale contacten.

Tweede lid
Ook schriftelijke reacties op betwistingen van de schuldenaar dienen in het dossier te worden opgenomen. Het kan daarbij gaan om een kopie of scan van een verzonden brief, een opgeslagen e-mail of een uitdraai van een e-mail, een (uitgeprinte) schermafbeelding van een whatsappgesprek etc.


Bron: Staatscourant 2024, 10329