Wat zijn incassokosten?

Wanneer een schuldeiser kosten moet maken om een vordering te innen, dan mag hij deze onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten die voorafgaand aan een gerechtelijke procedure worden gemaakt. Dit soort kosten, die we hier incassokosten noemen, komen onder verschillende benamingen voor:

  • administratiekosten;
  • bureaukosten;
  • aanmaankosten (w.o. kosten aangetekend verzenden);
  • buitengerechtelijke kosten.

Zowel het incassobureau, de deurwaarder, maar ook de schuldeiser zelf brengen deze kosten in rekening. De hier vermelde regels voor incassokosten gelden voor al deze kosten.

Hoogte incassokosten

Sinds 1 juli 2012 geldt voor consumenten een wetswijziging waarbij de hoogte van de incassokosten zijn gemaximeerd. Deze wetswijziging geldt alleen voor vorderingen die op of na 1 juli 2012 opeisbaar zijn geworden (voor schulden die eerder opeisbaar zijn geworden zie verderop).

De regeling is t.a.v. vorderingen op consumenten (b-to-c) dwingend. Er mag niet ten nadele van de schuldenaar van worden afgeweken, maar natuurlijk wel ten voordele. Een afwijkend beding in het nadeel van de schuldenaar is vernietigbaar en kan ook door de rechter ambtshalve opzij worden gezet (art. 3:40 lid 2 BW).

Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt met een minimum bedrag van € 40. Zie volgende tabel. Dus bij een vordering van € 3000 mag maximaal berekend worden:  15% * 2500 + 10% * 500 = €425
Deze maximum percentages zijn opgenomen in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Hoofdsom Hoogte incassokosten*  
over de eerste € 2500 15% (minimaal € 40)  
over de volgende € 2500 10%  
over de volgende € 5000 5%  
over de volgende € 190000 1%  
over het meerdere 0,5% (max. totaal € 6775)  
*soms verhoogd met BTW, zie hieronder    

UitsprakenMeer informatie

Incassokosten berekenen

Bepaal met de IncassoCalculator of en hoeveel incassokosten maximaal in rekening mag worden gebracht. Bepaal tevens of en hoeveel BTW over de incassokosten verschuldigd is.

 

IncassoCalculator

 Factuurbedrag  €  . . . . . . . . . 
 Max. incassokosten€  . . . . . . . . .   
 BTW 21 %€  . . . . . . . . .   
    €  . . . . . . . . . +
    €  . . . . . . . . . 
 Factuurbedrag (excl. rente)
 Eerdere aanmaning ontvangen met
betalingstermijn 14 dagen?
Ja Nee
 Heeft de schuldeiser de inning uitbesteed?Ja Nee
 Is de schuldeiser BTW-plichtig?Ja Nee
 
     

Eerste aanmaning (14-dagenbrief)

Voordat er incassokosten in rekening mogen worden gebracht moet de schuldeiser eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de aanmaning. De Hoge Raad heeft bepaald dat een termijn "binnen 14 dagen na heden" of "binnen 14 dagen na dagtekening" niet geldig is.

In deze aanmaning moet tevens staan:

  • een aankondiging van de gevolgen indien niet op tijd wordt betaald;
  • in het bijzonder de hoogte van de incassokosten die dan verschuldigd is;
  • en indien van toepassing (zie verderop) de hoogte van de BTW die dan over de incassokosten berekend zal worden.

Het versturen van een aanmaning die voldoet aan de hierboven vermelde eisen is een harde voorwaarde om bij een volgende stap incassokosten in rekening te mogen brengen. Zo nodig zal de schuldeiser moeten aantonen dat deze brief is verstuurd en door de debiteur is ontvangen.
Wanneer deze verplichte aanmaning een hoger bedrag aan incassokosten vermeldt dan wettelijk toegestaan, dan is dit geen geldige aanmaning. Bij uitblijven van betaling mogen er dan geen incassokosten berekend worden.
Na de verplichte aanmaning is er geen extra incassohandeling nodig voordat er incassokosten berekend mogen worden. De Hoge Raad heeft dit n.a.v. een prejudiciële vraag bepaald.

UitsprakenMeer informatie

Formulering 14-dagenbrief:

Te hoog bedrag:

14-dagenbrief verstuurd/ontvangen?

Niet in verzuim:

Is 14-dagenbrief vereist:

Overig:

Wanneer meerdere termijnen samenvoegen?

Wanneer een schuldeiser meerdere schulden of termijnen van de debiteur te vorderen heeft is het de vraag of hij deze voor de berekening van de incassokosten moet samenvoegen. Het samenvoegen van de termijnen zal immers vaak tot gevolg hebben dat er minder incassokosten verschuldigd zijn, dan wanneer de incassokosten over de afzonderlijke termijnen berekend worden.
In de wet staat dat indien de debiteur voor meer dan een vordering door een schuldeiser kan worden aangemaand (de 14-dagen-aanmaning), dat in één aanmaning moet geschieden. Voor de berekening van de incassokosten worden de hoofdsommen van deze vorderingen bij elkaar opgeteld. Het volgende voorbeeld maakt duidelijk wanneer de hoofdsom wel en wanneer niet hoeft te worden samengevoegd.

Voorbeeld wanneer wel samenvoegen:
Er is drie maanden ad. € 20 niet betaald. Vervolgens wordt een aanmaning verstuurd. Dan moet dat voor één bedrag ad. € 60 gebeuren. Wanneer vervolgens niet binnen 14 dagen wordt betaald mag de vordering worden verhoogd met maximaal € 40 aan incassokosten.

Voorbeeld wanneer niet samenvoegen:
Er is drie maanden ad. € 20 niet betaald. Na afloop van iedere maand is een aanmaning verstuurd. Wanneer vervolgens niet binnen 14 dagen wordt betaald mag voor iedere maand het minimum ad. € 40 berekend worden. Dus in dit voorbeeld drie keer € 40, derhalve € 120.

Deze regeling kan dus zeer onredelijk uitpakken wanneer bij een duurovereenkomst maandelijks een klein bedrag verschuldigd is, en over elke termijn € 40 aan incassokosten berekend wordt. Wanneer dit over een langere periode gebeurt kan de redelijkheid met zich meebrengen dat de schuldeiser de incassohandelingen moet combineren om zo de kosten te beperken. Zie rapport BGK-integraal.

Wanneer BTW over incassokosten?

Over de incassokosten mag bij de debiteur alleen BTW in rekening worden gebracht indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

  • de schuldeiser heeft de invordering uit handen geven, bijvoorbeeld aan een incassobureau of deurwaarder, en;
  • de schuldeiser is niet BTW-plichtig en kan dus de verschuldigde BTW aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen.


De volgende schuldeisers zijn niet BTW-plichtig waardoor er wel BTW over de incassokosten berekend mag worden:

  • verhuurders;
  • onderwijsinstellingen;
  • banken;
  • verzekeringsmaatschappijen;
  • medische beroepen;
  • de overheid.


Wanneer de schuldeiser zelf de verplichte aanmaning (14-dagen-brief) heeft verstuurd met daarin de aankondiging van de hoogte van de incassokosten en de vordering wordt vervolgens uit handen gegeven aan een incassobureau of deurwaarder, dan mag de BTW pas berekend worden wanneer eerst de verplichte aanmaning (14-dagen-brief) met een aankondiging van de BTW-verhoging verstuurd is, indien niet binnen 14 dagen wordt betaald.

Wanneer een schuldeiser BTW-plichtig is en zijn vorderingen verkoopt (bv telefoonvorderingen), wordt door de nieuwe schuldeiser veelal BTW over de incassokosten berekend. Dat is echter aanvechtbaar. Zie hier voor meer info.

Kosten voor een betalingsregeling

Bij een betalingsregeling sluit de schuldenaar een overeenkomst met de schuldeiser om de vordering in termijnen te voldoen. Wanneer daarin een clausule is opgenomen dat voor elke betalingstermijn bijvoorbeeld € 5,00 aan kosten berekend wordt, dan is dat alleen geldig wanneer voldaan wordt aan de voorwaarden die gelden voor het in rekening brengen van redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (incassokosten).
Dus het in rekening brengen van kosten voor een betalingsregeling is vernietigbaar wanneer:

  • dit overeengekomen is wanneer betrokkene nog niet te laat was met betalen (niet in verzuim);
  • er voorafgaand aan de overeenkomst geen correcte 14-dagenbrief is verstuurd.


Wanneer niet aan de voorwaarden is voldaan kunnen de ten onrechte in rekening gebrachte kosten worden teruggevorderd. Eenvoudiger is natuurlijk om bij de laatste betalingstermijn de ten onrechte in rekening gebrachte kosten te verrekenen.

Incassobeding

Wanneer in de algemene voorwaarden bepalingen over incassokosten zijn opgenomen zal de rechter bij consumenten deze toetsen aan de Europese richtlijn oneerlijke bedingen in consumentenovereenkomsten (Richtlijn 93/13 EEG). De Hoge Raad heeft bepaald dat de rechter dit ambtshalve (dus ook zonder dat de debiteur hier een beroep op heeft gedaan) moet toetsen. Wanneer te hoge kosten zijn opgenomen, of wanneer niet duidelijk is welke kosten in rekening worden gebracht, kan de rechter het beding vernietigen.

Wanneer sprake is van een oneerlijk beding is terugvallen op de wettelijke regeling niet mogelijk. De rechter zal dan de incassokosten afwijzen.

UitsprakenMeer informatie

Rechtspraak:

Tuchtrecht:

Verborgen dubbele incassokosten

Het komt regelmatig voor dat er dubbele incassokosten in rekening worden gebracht. De schuldeiser heeft eerst zelf al een eigen incassotraject met eigen incassokosten in gang gezet en vervolgens wordt de verdere invordering uitbesteed aan een incassobureau. Het incassobureau berekent dan ook nog eens incassokosten. Dubbele incassokosten dus.
Zie onderstaand voorbeeld. Het is nadrukkelijk de bedoeling van de wet maximering incassokosten dat deze praktijken niet zijn toegestaan. Er mag slechts één keer incassokosten berekend worden.

Een voorbeeld
Het incassobureau int een vordering voor een energiebedrijf. Op de specificatie staat een hoofdsom van € 240. In werkelijkheid is de hoofdsom eigenlijk € 200 want het energiebedrijf heeft zelf al € 40 aan kosten berekend. Op de specificatie van het incassobureau zijn deze kosten opgenomen in de hoofdsom met het gevolg dat er € 40 te veel berekend wordt.

Specificatie   Werkelijke kosten   Te veel berekend  
Hoofdsom € 240 Hoofdsom € 200 Berekend € 80
Rente tot heden € 4,03 Rente tot heden € 4,03 Maximum incassokosten € 40
Incassokosten € 40 Incassokosten € 40 Te veel € 40
    Kosten schuldeiser € 40    
Totaal € 284,03 Totaal € 284,03    

Voorbeeldbrieven om bezwaar te maken tegen incassokosten

Maak gebruik van de voorbeeldbrieven op schuldinfo om bezwaar te maken tegen de hoogte van incassokosten. Maak bezwaar in de volgende situaties:

  • geen of onjuiste aanmaning ontvangen;
  • te hoge of dubbele incassokosten berekenen;
  • ten onrechte niet samenvoegen van termijnen;
  • ten onrechte in rekening brengen van BTW.

Ga naar standaardbrieven incassokosten

Geen incassokosten wanneer maken kosten niet redelijk

Volgens de Hoge Raad geldt voor het in rekening brengen van incassokosten een dubbele redelijkheidstoets: zowel het maken van de kosten als de hoogte van de kosten moet redelijk zijn
Er zijn situaties waarin het maken van incassokosten op zichzelf niet redelijk is en door de rechter wordt afgewezen. Hieronder een aantal voorbeelden: 

  • de schuldeiser had de vordering met een uit te betalen bedrag kunnen verrekenen;
  • de schuldeiser wist van het bewind en heeft ten onrechte niet de bewindvoerder betrokken;
  • de schuldeiser heeft het incassotraject in gang gezet ondanks de aankondiging van de debiteur dat een uitkering is aangevraagd en binnenkort wordt toegekend;
  • de schuldeiser reageert niet op het verzoek van de debiteur om een specificatie van de rekening, maar start het incassotraject.

    Geen incassokosten bij krediettransacties

    Als sprake is van een consumentenkrediet, dan mag het incassobureau of de deurwaarder geen incassokosten in rekening brengen. Dit is het geval bij een geldlening, huurkoop of koop op afbetaling. De wet is echter niet van toepassing indien:

    • betaling binnen één maand nadat de geldsom beschikbaar is gesteld of het product is geleverd;
    • er sprake is van een overeenkomst tussen particulieren;
    • er geen rente en andere kosten in rekening worden gebracht;
    • het binnen drie maanden moet worden terugbetaald en slechts onbeduidende kosten in rekening worden gebracht;
    • de kredietsom niet meer bedraagt dan € 40.000;
    • de lening onder hypothecaire zekerheid is verleend.

    Incassokosten bij de overheid als schuldeiser

    Voor de overheid gelden afwijkende regels. Wanneer de overheid geld te vorderen heeft zal de invordering veelal plaatsvinden door middel van een dwangbevel op grond van de Algemene wet bestuursrecht. De kosten voor betekening en tenuitvoerlegging van het dwangbevel kunnen op de debiteur worden verhaald. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.

    De gerechtelijke kosten zijn de kosten voor het verrichten van zogenaamde ambtshandelingen door een gerechtsdeurwaarder. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders.  Zie ‘kosten deurwaarder'.

    Buitengerechtelijke kosten zijn bijvoorbeeld kosten die voortvloeien uit het voeren van herinneringstelefoontjes en het treffen van een betalingsregeling. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit buitengerechtelijke kosten.  
    Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt, op eenzelfde wijze als bij private schulden. Zie tabel hierna.

    Er gelden een aantal afwijkende regels:

    • De incassokosten worden in rekening gebracht bij het uitbrengen van het dwangbevel.
    • Het minimumbedrag ad. € 40 incassokosten geldt niet voor de overheid. Bij een hoofdsom van € 100 mag dus maximaal € 15 aan incassokosten worden berekend.
    • De buitengerechtelijke kosten mogen volgens de toelichting op het Besluit alleen berekend worden wanneer ze daadwerkelijk zijn gemaakt;
    • Er mag alleen BTW over de buitengerechtelijke kosten berekend worden, wanneer de invordering is uitbesteed en er geen recht op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds bestaat;
    • Naast de buitengerechtelijke kosten mogen nog apart kosten voor het verzenden van een aanmaning berekend worden.


    Voor de invordering van belastingschulden, administratieve sancties voor verkeersovertredingen en strafrechtelijke boetes gelden afwijkende regels. Zie:
    - Kosten invordering belastingschulden
    - CJIB-vorderingen

    Hoofdsom Hoogte incassokosten*  
    over de eerste € 2500 15% (Let op! geen minimum € 40)  
    over de volgende € 2500 10%  
    over de volgende € 5000 5%  
    over de volgende € 190000 1%  
    over het meerdere 0,5% (max. totaal € 6775)  
    *soms verhoogd met BTW, zie hierboven    

    Incassokosten business to business (b2b)

    Consumenten worden voor het in rekening brengen van incassokosten extra beschermd. Voor bedrijven onderling geldt dit niet. Wanneer een bedrijf een schuld heeft bij een ander bedrijf mogen er, na verzuim, direct incassokosten in rekening worden gebracht. Het vereiste van de 14-dagenbrief geldt niet.
    Voor de hoogte van de incassokosten geldt hetzelfde maximum als voor consumenten, met het verschil dat bedrijven onderling bij overeenkomst hogere incassokosten kunnen afspreken. De Hoge Raad heeft bepaald dat wanneer bedrijven hogere incassokosten zijn overeengekomen, de rechter deze ambtshalve mag matigen tot het maximum zoals deze geldt voor consumenten, tenzij gesteld en bij betwisting aannemelijk is gemaakt dat de werkelijke kosten hoger zijn dan dat bedrag.

    Totstandkoming wet maximering incassokosten

     

     

    Op 10 november 2008 is het rapport 'Incassokosten, een bron van ergernis!' van de Landelijke Organisatie Sociaal Raadslieden (LOSR) in Tros Radar gepresenteerd. Het rapport beschrijft aan de hand van voorbeelden wat er misgaat bij het in rekening brengen van incassokosten.

     

     

     


    De kosten worden vergeleken met de incassokosten die volgens het rapport Voorwerk II maximaal in rekening mogen worden gebracht. Uit de vergelijking komt het volgende naar voren:

    • Schuldeisers, w.o. water- en energiebedrijven brengen zelf veel te hoge kosten in rekening.
    • Incassobureaus hanteren hogere incassokosten dan de maximumtarieven volgens het rapport Voorwerk II. Zo rekenen de bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-Ondernemingen aangesloten bureau's standaard € 25 per dossier teveel.
    • Indien de schuldeiser zelf al kosten heeft berekend, dan rekent het incassobureau en de deurwaarder daaroverheen extra incassokosten.
    • Daarnaast komt het voor dat de incassokosten te hoog zijn, omdat dossiers niet worden samengevoegd.


    Op 11 november 2008 is de minister van justitie onder druk van de Tweede Kamer overstag gegaan. Een jaar later is een ontwerp wetsvoorstel via internetconsultatie aan belanghebbenden voorgelegd en daar is door allerlei organisaties op gereageerd. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een definitief wetsvoorstel dat per 1 juli 2012 van kracht is geworden. De wettelijke regeling voor incassokosten is een feit.