Wanneer een schuldeiser kosten moet maken om een vordering te innen, dan mag hij deze onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten die voorafgaand aan een gerechtelijke procedure worden gemaakt. Dit soort kosten, die we hier incassokosten noemen, komen onder verschillende benamingen voor:

• administratiekosten;
• bureaukosten;
• aanmaankosten (w.o. kosten aangetekend verzenden);
• buitengerechtelijke kosten.

Zowel het incassobureau, de deurwaarder, maar ook de schuldeiser zelf brengen deze kosten in rekening. De hier vermelde regels voor incassokosten gelden voor al deze kosten.

Bepaal met de IncassoCalculator of en hoeveel incassokosten maximaal in rekening mag worden gebracht. Maak een keuze:

1. Eén hoofdsom
Gebruik deze incassocalculator wanneer over een hoofdsom de incassokosten berekend moet worden.

2. Meerdere termijnen
Gebruik deze incassocalculator wanneer meerdere termijnen uit eenzelfde overeenkomst niet zijn betaald. Bij niet betaalde termijnen van maximaal € 266,67 per termijn mag over een periode van zes maanden, eenmaal € 40 en vijfmaal € 20 in rekening worden gebracht. Deze regeling geldt vanaf 1 oktober 2024.

3. Combinate
Wanneer zowel de maandtermijnen niet zijn betaald als een eenmalig bedrag zoals het 'eigen risico' of een 'eindafrekening', bereken dan het eenmalig bedrag apart met de incassocalculator voor 'één hoofdsom'.
 

Bij een betalingsregeling sluit de schuldenaar een overeenkomst met de schuldeiser om de vordering in termijnen te voldoen. Wanneer daarin een clausule is opgenomen dat voor elke betalingstermijn bijvoorbeeld € 5,00 aan kosten berekend wordt, dan is dat alleen geldig wanneer voldaan wordt aan de voorwaarden die gelden voor het in rekening brengen van redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (incassokosten).
Dus het in rekening brengen van kosten voor een betalingsregeling is vernietigbaar wanneer:

• dit overeengekomen is wanneer betrokkene nog niet te laat was met betalen (niet in verzuim);
• er voorafgaand aan de overeenkomst geen correcte 14-dagenbrief is verstuurd.

Wanneer niet aan de voorwaarden is voldaan kunnen de ten onrechte in rekening gebrachte kosten worden teruggevorderd. Eenvoudiger is natuurlijk om bij de laatste betalingstermijn de ten onrechte in rekening gebrachte kosten te verrekenen.

Volgens de Hoge Raad geldt voor het in rekening brengen van incassokosten een dubbele redelijkheidstoets: zowel het maken van de kosten als de hoogte van de kosten moet redelijk zijn
Er zijn situaties waarin het maken van incassokosten op zichzelf niet redelijk is en door de rechter wordt afgewezen. Hieronder een aantal voorbeelden: 

• de schuldeiser had de vordering met een uit te betalen bedrag kunnen verrekenen;
• de schuldeiser wist van het bewind en heeft ten onrechte niet de bewindvoerder betrokken;
• de schuldeiser heeft het incassotraject in gang gezet ondanks de aankondiging van de debiteur dat een uitkering is aangevraagd en binnenkort wordt toegekend;
• de schuldeiser reageert niet op het verzoek van de debiteur om een specificatie van de rekening, maar start het incassotraject.

Als sprake is van een consumentenkrediet, dan mag het incassobureau of de deurwaarder geen incassokosten in rekening brengen. Dit is het geval bij een geldlening, huurkoop of koop op afbetaling. De wet is echter niet van toepassing indien:

• betaling binnen één maand nadat de geldsom beschikbaar is gesteld of het product is geleverd;
• er sprake is van een overeenkomst tussen particulieren;
• er geen rente en andere kosten in rekening worden gebracht;
• het binnen drie maanden moet worden terugbetaald en slechts onbeduidende kosten in rekening worden gebracht;
• de kredietsom meer bedraagt dan € 40.000;
• de lening onder hypothecaire zekerheid is verleend.

Voor de overheid gelden afwijkende regels. Wanneer de overheid geld te vorderen heeft zal de invordering veelal plaatsvinden door middel van een dwangbevel op grond van de Algemene wet bestuursrecht. De kosten voor betekening en tenuitvoerlegging van het dwangbevel kunnen op de debiteur worden verhaald. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.

De gerechtelijke kosten zijn de kosten voor het verrichten van zogenaamde ambtshandelingen door een gerechtsdeurwaarder. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders.  Zie ‘kosten deurwaarder'.

Buitengerechtelijke kosten zijn bijvoorbeeld kosten die voortvloeien uit het voeren van herinneringstelefoontjes en het treffen van een betalingsregeling. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit buitengerechtelijke kosten.  
Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt, op eenzelfde wijze als bij private schulden. Zie tabel hierna.

Er gelden een aantal afwijkende regels:

• De incassokosten worden in rekening gebracht bij het uitbrengen van het dwangbevel.
• Het minimumbedrag ad. € 40 incassokosten geldt niet voor de overheid. Bij een hoofdsom van € 100 mag dus maximaal € 15 aan incassokosten worden berekend.
• De buitengerechtelijke kosten mogen volgens de toelichting op het Besluit alleen berekend worden wanneer ze daadwerkelijk zijn gemaakt;
• Er mag alleen BTW over de buitengerechtelijke kosten berekend worden, wanneer de invordering is uitbesteed en er geen recht op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds bestaat;
• Naast de buitengerechtelijke kosten mogen nog apart kosten voor het verzenden van een aanmaning berekend worden.

Voor de invordering van belastingschulden, administratieve sancties voor verkeersovertredingen en strafrechtelijke boetes gelden afwijkende regels. Zie:
- Kosten invordering belastingschulden
- CJIB-vorderingen

Consumenten worden voor het in rekening brengen van incassokosten extra beschermd. Voor bedrijven onderling geldt dit niet. Wanneer een bedrijf een schuld heeft bij een ander bedrijf mogen er, na verzuim, direct incassokosten in rekening worden gebracht. Het vereiste van de 14-dagenbrief geldt niet.
Voor de hoogte van de incassokosten geldt hetzelfde maximum als voor consumenten, met het verschil dat bedrijven onderling bij overeenkomst hogere incassokosten kunnen afspreken. De Hoge Raad heeft bepaald dat wanneer bedrijven hogere incassokosten zijn overeengekomen, de rechter deze ambtshalve mag matigen tot het maximum zoals deze geldt voor consumenten, tenzij gesteld en bij betwisting aannemelijk is gemaakt dat de werkelijke kosten hoger zijn dan dat bedrag.