• Home
• Nieuws
• Missie
• Publicaties
• Scholing

Wanneer een schuldeiser kosten moet maken om een vordering te innen, dan mag hij deze onder bepaalde voorwaarden in rekening brengen. Het gaat dan om de kosten die voorafgaand aan een gerechtelijke procedure worden gemaakt. Dit soort kosten, die we hier incassokosten noemen, komen onder verschillende benamingen voor:

• administratiekosten;
• bureaukosten;
• aanmaankosten (w.o. kosten aangetekend verzenden);
• buitengerechtelijke kosten.

Zowel het incassobureau, de deurwaarder, maar ook de schuldeiser zelf brengen deze kosten in rekening. De hier vermelde regels voor incassokosten gelden voor al deze kosten.

Sinds 1 juli 2012 geldt voor consumenten een wetswijziging waarbij de hoogte van de incassokosten zijn gemaximeerd. Deze wetswijziging geldt alleen voor vorderingen die op of na 1 juli 2012 opeisbaar zijn geworden (voor schulden die eerder opeisbaar zijn geworden zie verderop).

De regeling is t.a.v. vorderingen op consumenten (b-to-c) dwingend. Er mag niet ten nadele van de schuldenaar van worden afgeweken, maar natuurlijk wel ten voordele. Een afwijkend beding in het nadeel van de schuldenaar is vernietigbaar en kan ook door de rechter ambtshalve opzij worden gezet (art. 3:40 lid 2 BW).

Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt met een minimum bedrag van € 40. Zie volgende tabel. Dus bij een vordering van € 3000 mag maximaal berekend worden:  15% * 2500 + 10% * 500 = €425
Deze maximum percentages zijn opgenomen in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Hoofdsom	Hoogte incassokosten*
over de eerste € 2500	15% (minimaal € 40)
over de volgende € 2500	10%
over de volgende € 5000	5%
over de volgende € 190000	1%
over het meerdere	0,5% (max. totaal € 6775)
*soms verhoogd met BTW, zie hieronder

Bepaal met de IncassoCalculator of en hoeveel incassokosten maximaal in rekening mag worden gebracht. Bepaal tevens of en hoeveel BTW over de incassokosten verschuldigd is.

 

Wanneer een schuldeiser meerdere schulden of termijnen van de debiteur te vorderen heeft is het de vraag of hij deze voor de berekening van de incassokosten moet samenvoegen. Het samenvoegen van de termijnen zal immers vaak tot gevolg hebben dat er minder incassokosten verschuldigd zijn, dan wanneer de incassokosten over de afzonderlijke termijnen berekend worden.
In de wet staat dat indien de debiteur voor meer dan een vordering door een schuldeiser kan worden aangemaand (de 14-dagen-aanmaning), dat in één aanmaning moet geschieden. Voor de berekening van de incassokosten worden de hoofdsommen van deze vorderingen bij elkaar opgeteld. Het volgende voorbeeld maakt duidelijk wanneer de hoofdsom wel en wanneer niet hoeft te worden samengevoegd.

Voorbeeld wanneer wel samenvoegen:
Er is drie maanden ad. € 20 niet betaald. Vervolgens wordt een aanmaning verstuurd. Dan moet dat voor één bedrag ad. € 60 gebeuren. Wanneer vervolgens niet binnen 14 dagen wordt betaald mag de vordering worden verhoogd met maximaal € 40 aan incassokosten.

Voorbeeld wanneer niet samenvoegen:
Er is drie maanden ad. € 20 niet betaald. Na afloop van iedere maand is een aanmaning verstuurd. Wanneer vervolgens niet binnen 14 dagen wordt betaald mag voor iedere maand het minimum ad. € 40 berekend worden. Dus in dit voorbeeld drie keer € 40, derhalve € 120.

Deze regeling kan dus zeer onredelijk uitpakken wanneer bij een duurovereenkomst maandelijks een klein bedrag verschuldigd is, en over elke termijn € 40 aan incassokosten berekend wordt. Wanneer dit over een langere periode gebeurt kan de redelijkheid met zich meebrengen dat de schuldeiser de incassohandelingen moet combineren om zo de kosten te beperken. Zie rapport BGK-integraal.

Over de incassokosten mag bij de debiteur alleen BTW in rekening worden gebracht indien aan de volgende twee voorwaarden wordt voldaan:

• de schuldeiser heeft de invordering uit handen geven, bijvoorbeeld aan een incassobureau of deurwaarder, en;
• de schuldeiser is niet BTW-plichtig en kan dus de verschuldigde BTW aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen.

De volgende schuldeisers zijn niet BTW-plichtig waardoor er wel BTW over de incassokosten berekend mag worden:

• verhuurders;
• onderwijsinstellingen;
• banken;
• verzekeringsmaatschappijen;
• medische beroepen;
• de overheid.

Wanneer de schuldeiser zelf de verplichte aanmaning (14-dagen-brief) heeft verstuurd met daarin de aankondiging van de hoogte van de incassokosten en de vordering wordt vervolgens uit handen gegeven aan een incassobureau of deurwaarder, dan mag de BTW pas berekend worden wanneer eerst de verplichte aanmaning (14-dagen-brief) met een aankondiging van de BTW-verhoging verstuurd is, indien niet binnen 14 dagen wordt betaald.

Wanneer een schuldeiser BTW-plichtig is en zijn vorderingen verkoopt (bv telefoonvorderingen), wordt door de nieuwe schuldeiser veelal BTW over de incassokosten berekend. Dat is echter aanvechtbaar. Zie hier voor meer info.

Bij een betalingsregeling sluit de schuldenaar een overeenkomst met de schuldeiser om de vordering in termijnen te voldoen. Wanneer daarin een clausule is opgenomen dat voor elke betalingstermijn bijvoorbeeld € 5,00 aan kosten berekend wordt, dan is dat alleen geldig wanneer voldaan wordt aan de voorwaarden die gelden voor het in rekening brengen van redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (incassokosten).
Dus het in rekening brengen van kosten voor een betalingsregeling is vernietigbaar wanneer:

• dit overeengekomen is wanneer betrokkene nog niet te laat was met betalen (niet in verzuim);
• er voorafgaand aan de overeenkomst geen correcte 14-dagenbrief is verstuurd.

Wanneer niet aan de voorwaarden is voldaan kunnen de ten onrechte in rekening gebrachte kosten worden teruggevorderd. Eenvoudiger is natuurlijk om bij de laatste betalingstermijn de ten onrechte in rekening gebrachte kosten te verrekenen.

Specificatie		De werkelijke kosten		Te veel berekend
Hoofdsom	€ 240	Hoofdsom	€ 200	Berekend	€ 80
Rente tot heden	€ 4,03	Rente tot heden	€ 4,03	Maximum incassokosten	€ 40
Incassokosten	€ 40	Incassokosten	€ 40	Te veel	€ 40
		Kosten schuldeiser	€ 40
Totaal	€ 284,03	Totaal	€ 284,03

Er zijn situaties waarin het maken van incassokosten op zichzelf niet redelijk is en door de rechter wordt afgewezen. Op basis van de regels zoals deze tot 1 juli 2012 gelden is er verschillende rechtspraak beschikbaar en mogelijk ook daarna nog bruikbaar. Hieronder een aantal voorbeelden: 

• Wanneer van meet af aan duidelijk is dat betrokkene de vordering niet wil betalen, bijvoorbeeld omdat hij het er niet mee eens is, is het maken van incassokosten niet redelijk. Het sturen van meerdere aanmaningen is dan zinloos. De schuldeiser had dan meteen kunnen dagvaarden.
• Wanneer de schuldeiser enerzijds teveel ontvangen premie terug stort en tegelijkertijd nog premie te innen heeft, had de schuldeiser eenvoudig kunnen verrekenen. De incassokosten en de proceskosten (kosten dagvaarding e.d.) komen dan voor eigen rekening van de schuldeiser.
• Wanneer de schuldeiser de vordering mee had kunnen nemen in een eerder procedure omdat de vordering ook toen al opeisbaar was, komen de incassokosten en proceskosten (kosten dagvaarding e.d.) voor eigen rekening.

Als sprake is van een consumentenkrediet, dan mag het incassobureau of de deurwaarder geen incassokosten in rekening brengen. Dit is het geval bij een geldlening, huurkoop of koop op afbetaling. De wet is echter niet van toepassing indien:

• betaling binnen één maand nadat de geldsom beschikbaar is gesteld of het product is geleverd;
• er sprake is van een overeenkomst tussen particulieren;
• er geen rente en andere kosten in rekening worden gebracht;
• het binnen drie maanden moet worden terugbetaald en slechts onbeduidende kosten in rekening worden gebracht;
• de kredietsom niet meer bedraagt dan € 40.000;
• de lening onder hypothecaire zekerheid is verleend.

Voor de overheid gelden afwijkende regels. Wanneer de overheid geld te vorderen heeft zal de invordering veelal plaatsvinden door middel van een dwangbevel op grond van de Algemene wet bestuursrecht. De kosten voor betekening en tenuitvoerlegging van het dwangbevel kunnen op de debiteur worden verhaald. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.

De gerechtelijke kosten zijn de kosten voor het verrichten van zogenaamde ambtshandelingen door een gerechtsdeurwaarder. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit tarieven ambtshandelingen gerechtsdeurwaarders.  Zie ‘kosten deurwaarder'.

Buitengerechtelijke kosten zijn bijvoorbeeld kosten die voortvloeien uit het voeren van herinneringstelefoontjes en het treffen van een betalingsregeling. De hoogte van deze kosten zijn geregeld in het Besluit buitengerechtelijke kosten.  
Er geldt een maximumpercentage voor incassokosten berekend over de hoofdsom (niet over de rente), die afloopt naarmate de vordering stijgt, op eenzelfde wijze als bij private schulden. Zie tabel hierna.

Er gelden een aantal afwijkende regels:

• De incassokosten worden in rekening gebracht bij het uitbrengen van het dwangbevel.
• Het minimumbedrag ad. € 40 incassokosten geldt niet voor de overheid. Bij een hoofdsom van € 100 mag dus maximaal € 15 aan incassokosten worden berekend.
• De buitengerechtelijke kosten mogen volgens de toelichting op het Besluit alleen berekend worden wanneer ze daadwerkelijk zijn gemaakt;
• Er mag alleen BTW over de buitengerechtelijke kosten berekend worden, wanneer de invordering is uitbesteed en er geen recht op een bijdrage uit het BTW-compensatiefonds bestaat;
• Naast de buitengerechtelijke kosten mogen nog apart kosten voor het verzenden van een aanmaning berekend worden.

Voor de invordering van belastingschulden, administratieve sancties voor verkeersovertredingen en strafrechtelijke boetes gelden afwijkende regels. Zie:
- Kosten invordering belastingschulden
- CJIB-vorderingen

Hoofdsom	Hoogte incassokosten*
over de eerste € 2500	15% (Let op! geen minimum € 40)
over de volgende € 2500	10%
over de volgende € 5000	5%
over de volgende € 190000	1%
over het meerdere	0,5% (max. totaal € 6775)
*soms verhoogd met BTW, zie hierboven

Voor vorderingen die opeisbaar zijn geworden vóór 1 juli 2012 blijven de oude regels gelden. Dat wil zeggen dat in de wet geen maximumbedragen zijn opgenomen maar dat de rechter de kosten ambtshalve kan matigen. Rechters hanteren hierbij doorgaans de regels zoals opgenomen in het Rapport Voorwerk II. Volgens dit rapport gelden bij procedures bij de kantonrechter de volgende maximumtarieven:

Hoofdsom + rente: t/m	Hoogte incassokosten	Inclusief BTW (19%)*
€ 250,00	€ 37,00	€ 44,03
€ 500,00	€ 75,00	€ 89,25
€ 1.250,00	€ 150,00	€ 178,50
€ 2.500,00	€ 300,00	€ 357,00
€ 3.750,00	€ 450,00	€ 535,50
€ 5.000,00	€ 600,00	€ 714,00
€ 10.000,00	€ 700,00	€ 833,00
€ 20.000,00	€ 800,00	€ 952,00
€ 40.000,00	€ 1.000,00	€ 1.190,00
€ 100.000,00	€ 1.500,00	€ 1.785,00
€ 200.000,00	€ 2.500,00	€ 2.975,00
€ 400.000,00	€ 3.500,00	€ 4.165,00
€ 1.000.000,00	€ 4.500,00	€ 5.355,00
meer	€ 5.500,00	€ 6.545,00
* Wanneer BTW? Zie hierboven.